10.1 Documents texte (Microsoft Word)

La présente directive s’applique à tous les documents préparés par les membres du personnel et les bénévoles du MCDP au moyen de programmes de traitement de texte. Le Musée utilise Microsoft Word pour créer les documents dans Windows et les systèmes d’exploitation pour Mac. Nous employons la liste de vérification suivante comme guide afin de nous assurer que ces documents sont le plus accessibles possible pour toute personne qui les consulte, peu importe ses capacités.

Liste de vérification – Accessibilité des documents Word

Police de caractères

Utiliser une police ordinaire sans empattements (Arial, Calibri ou Verdana).
Utiliser une taille de caractères facilitant la lecture (Arial de 12 à 18 points/Calibri de 14 à 20 points/Verdana de 11 à 17 points).
Pour ce qui est des renseignements et du contenu non essentiels, comme les notes en bas de page, les en-têtes et les pieds de page, la taille minimale des caractères est de 10 points.
Éviter l’usage de caractères italiques.
Réserver le soulignement aux liens menant à des adresses de courriel, des sites Web, etc.
Utiliser les caractères gras pour mettre certains mots en évidence.
Limiter les mots écrits TOUT EN MAJUSCULES.

Couleur

Éviter l’usage de couleurs pour véhiculer un sens, une action ou une réponse; utiliser plutôt des symboles ou des listes, par exemple.
Utiliser des couleurs très contrastées pour le texte et le fond; les caractères noirs sur fond blanc sont recommandés.
Éviter les combinaisons rouge/vert et bleu/jaune.
On peut se servir de couleurs dans les titres, les rubriques ou les passages mis en évidence, mais le contraste doit correspondre au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

Aspect

Utiliser les marges par défaut dans l’ensemble des documents (2,74 cm ou 1 po) pour laisser un espace blanc suffisant.
Veiller à ce que le contenu ne soit pas surchargé.
Définir la langue principale utilisée dans le document.
Utiliser des listes à puces ou à numéros pour chaque énumération de plus de deux éléments.
Utiliser autant que possible des phrases et des paragraphes courts.
Aligner le texte et les images à gauche.
Ne pas laisser trop de lignes vierges dans le document.
Insérer une table des matières dans tout document de plus de deux pages.

Contenu

À la première occurrence d’un acronyme, écrire le terme au long.
Éviter les abréviations.
Utiliser le soulignement et les couleurs par défaut pour les hyperliens des adresses de courriel, des sites Web, etc.
Si un lien ne peut être descriptif, fournir de l’information contextuelle dans le texte qui l’accompagne.
Utiliser des titres de rubrique courts, c.-à-d., de moins de 20 mots.
Utiliser un style de titre pour l’ensemble des titres et des rubriques.
Utiliser des styles de titre en suivant l’ordre, par exemple : Titre 1, 2, 3, 4, etc.
Insérer une table des matières pour maintenir l’ordre approprié des rubriques.

Tableaux

Utiliser uniquement le nombre de lignes et de colonnes nécessaires pour le contenu; éviter les cellules, lignes et colonnes vierges ou excédentaires.
Éviter la fusion de cellules ou l’ajout de lignes et de colonnes après la création du tableau.
Vérifier la disposition du contenu du tableau pour s’assurer qu’elle suit un ordre logique.
Ajouter du texte alternatif (« Alt text ») à chaque tableau.
Insérer une ligne de titre ou d’en-tête à la première ligne ou colonne de chaque tableau.
Préciser que la ligne de titre ou d’en-tête doit être répétée en haut de chaque page.

Images

Fournir une description et un titre en texte alternatif pour chaque image.
Utiliser la même information dans la description et le titre (texte alternatif).
Décrire l’image en texte alternatif de manière brève, mais complète.
Dans le cas des images non importantes, utiliser une phrase générique du genre « Image décorative de X ».
Pour une image importante, insérer un texte alternatif à la fois concis et descriptif.
Si une image a un contenu important, ce contenu doit aussi être présent dans le texte.

Images complexes (diagrammes, graphiques, etc.)

Fournir une description et un titre courts en texte alternatif.
Fournir un texte alternatif détaillé sous ou à côté de chaque image complexe.
Ne pas utiliser uniquement la couleur pour transmettre un élément d’information; ajouter des textures au besoin.
Fournir un titre qui établit le contexte de chaque image complexe.

Formulaires

Éviter les formulaires créés dans Word; utiliser plutôt le format HTML.

Contenu audio et vidéo

Pour les extraits audio, fournir une transcription du contenu.
Pour les extraits vidéo, fournir une transcription du contenu et des sous-titres descriptifs.

Vérificateur d’accessibilité automatique

Enregistrer en tant que document Word .docx.
Utiliser la fonction « Vérificateur d’accessibilité » intégrée.

Copies

Les personnes qui souhaitent consulter un document peuvent demander des copies sous d’autres formats.
Pour les documents à gros caractères, utiliser une taille de caractères d’au moins 18 points en Arial, 20 points en Calibri ou 17 points en Verdana.
Préparer une version en braille ou audio au besoin; communiquer avec le coordonnateur local ou la coordonnatrice locale à l’accessibilité des documents pour en savoir plus.
Imprimer les documents sur papier mat, et non sur papier glacé.
Enregistrer correctement les documents Word en format PDF au moyen de la fonction « Enregistrer sous : PDF ».