10.2 Documents de présentation (Microsoft PowerPoint)

La présente directive s’applique à tous les documents préparés par le personnel et les bénévoles du MCDP au moyen de programmes de création de présentations. Le Musée utilise Microsoft PowerPoint pour créer les documents dans Windows et les systèmes d’exploitation pour Mac. Nous employons la liste de vérification suivante comme guide afin de nous assurer que ces documents sont le plus accessibles possible pour toute personne qui les consulte, peu importe ses capacités.

Liste de vérification – Accessibilité des documents PowerPoint

Police de caractères

  • Utiliser une police ordinaire sans empattements (Arial, Calibri ou Verdana).
  • Utiliser une taille de caractères facilitant la lecture pour le corps du texte (au moins 24 points, mais idéalement 28 points).
  • Utiliser une taille de caractères facilitant la lecture pour les titres (au moins 28 points, mais idéalement 32 points).
  • Pour ce qui est des renseignements et du contenu non essentiels, comme les notes en bas de page et les références, la taille minimale des caractères est de 10 points.
  • Éviter l’usage de caractères italiques.
  • Réserver le soulignement aux liens menant à des adresses de courriel, des sites Web, etc.
  • Utiliser les caractères gras pour mettre certains mots en évidence.
  • Limiter les mots écrits TOUT EN MAJUSCULES.

Couleur

  • Éviter l’usage de couleurs pour véhiculer un sens, une action ou une réponse; utiliser plutôt des symboles ou des listes, par exemple.
  • Utiliser des couleurs très contrastées pour le texte et le fond; on recommande des caractères noirs sur fond blanc.
  • Éviter les combinaisons rouge/vert et bleu/jaune.
  • On peut se servir de couleurs dans les titres, les rubriques ou les passages mis en évidence, mais le contraste doit correspondre au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

Aspect

  • Utiliser des listes à puces ou à numéros pour organiser l’information contenue dans les diapositives.
  • Limiter le nombre de puces à 5-7 par diapositive et le nombre de mots par puce à 5-10, dans la mesure du possible.
  • Définir la langue principale utilisée dans le document.
  • Aligner le texte du contenu de la diapositive à gauche.
  • Les titres et les images peuvent être centrés.
  • Utiliser les mises en page et les modèles prédéfinis dans PowerPoint.
  • S’il faut créer un nouveau modèle, le faire à partir des mises en page prédéfinies.
  • Ne pas utiliser la fonction de transition automatique des diapositives.
  • Éviter les effets spéciaux pour les transitions entre les diapositives et pour les animations dans les diapositives.

Contenu

  • À la première occurrence d’un acronyme, écrire le terme au long.
  • Éviter les abréviations.
  • Utiliser le soulignement et les couleurs par défaut pour les hyperliens des adresses de courriel, des sites Web, etc.
  • Si un lien ne peut être descriptif, fournir de l’information contextuelle dans le texte qui l’accompagne.
  • Utiliser des titres de diapositive courts, mais qui donnent une description juste du contenu.
  • S’assurer que chaque titre de diapositive est unique.
  • Éviter d’utiliser la section des commentaires; fournir plutôt l’information en question dans le contenu de la diapositive ou dans un document distinct.

Tableaux

  • Utiliser uniquement le nombre de lignes et de colonnes nécessaires pour le contenu; éviter les cellules, lignes et colonnes vierges ou excédentaires.
  • Éviter la fusion de cellules ou l’ajout de lignes et de colonnes après la création du tableau.
  • Vérifier la disposition du contenu du tableau pour s’assurer qu’elle suit un ordre logique.
  • Ajouter du texte alternatif (« Alt text ») à chaque tableau.
  • Insérer une ligne de titre ou d’en-tête à la première ligne ou colonne de chaque tableau.
  • Préciser que la ligne de titre ou d’en-tête doit être répétée en haut de chaque page.

Images

  • Fournir une description et un titre en texte alternatif pour chaque image.
  • Utiliser la même information dans la description et le titre (texte alternatif).
  • Décrire l’image en texte alternatif de manière brève, mais complète.
  • Dans le cas des images non importantes, utiliser une phrase générique du genre « Image décorative de X ».
  • Pour une image importante, insérer un texte alternatif à la fois concis et descriptif.
  • Si une image a un contenu important, ce contenu doit aussi être présent dans le texte.

Images complexes (diagrammes, graphiques, etc.)

  • Fournir une description et un titre courts en texte alternatif.
  • Fournir un texte alternatif détaillé sous ou à côté de chaque image complexe.
  • Ne pas utiliser uniquement la couleur pour transmettre un élément d’information; ajouter des textures au besoin.
  • Fournir un titre qui établit le contexte pour chaque image complexe.

Contenu audio et vidéo

  • Pour les extraits audio, fournir une transcription du contenu.
  • Pour les extraits vidéo, fournir une transcription du contenu et des sous-titres descriptifs.

Vérificateur d’accessibilité automatique

  • Enregistrer en tant que document PowerPoint .pptx.
  • Utiliser la fonction « Vérificateur d’accessibilité » intégrée.

Copies

  • Les personnes qui souhaitent consulter un document peuvent demander des copies sous d’autres formats.
  • Pour les documents à gros caractères, enregistrer sous le format « Plan/format RTF » et utiliser une taille de caractères d’au moins 18 points en Arial, 20 points en Calibri ou 17 points en Verdana.
  • Préparer une version en braille ou audio au besoin; communiquer avec le coordonnateur local ou la coordonnatrice locale à l’accessibilité des documents pour en savoir plus.
  • Imprimer les documents sur papier mat, et non sur papier glacé.
  • Enregistrer correctement les documents PowerPoint en format PDF au moyen de la fonction « Enregistrer sous : PDF ».